تلفن گویا


نرم افزار تلفن گویا و پاسخگوی خودكار «پیام گو» ، به عنوان یك سیستم پاسخگوی 24 ساعته به تماس‌های تلفنی، جهت اتوماسیون بخش‌های مختلف شركت‌ها، سازمان‌ها، مراكز و ... مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم می‌تواند با ارائه سرویس‌های مختلف، بسیاری از نیازهای مشتریان را از طریق تلفن مرتفع نماید و موجب صرفه‌جویی در هزینه، زمان و همچنین رضایتمندی مشتریان گردد.

با توجه به كاربردهای گوناگون و نیازهای متفاوت شركت‌ها و سازمان‌ها، علاوه بر ارائه امكانات كلی سیستم‌های تلفن گویا ، «پیام گو» می‌تواند به سرعت مطابق نیازهای موجود طراحی گردد. مهم‌ترین ویژگی نرم‌افزار فوق امکان طراحی روند پاسخ‌گویی به خط تلفن توسط نرم افزار پیام نگار می‌باشد كه موجب انعطاف پذیری سیستم می‌گردد. مشتریان می‌توانند بر حسب نیاز خود نحوه ارائه خدمات، روال پاسخ‌گویی به تماس‌ها، پخش پیغام‌ها، منوهای صوتی، دریافت اطلاعات و ارسال فکس از طریق خط تلفن را مشخص نمایند، همچنین این سیستم میتواند با اتصال به انواع بانک‌های اطلاعاتی (Ms SqlServer, Oracle, MySql) موجود در سازمان‌ها، کاربردها و نرم افزارهای تلفیقی کارآمدی تولید نماید.

با توجه به اینکه مردم تماس تلفنی را به سایر روشهای ارتباطی ترجیح می دهند ، سامانه تلفن گویای قابل اطمینان و پایدار ، نقش کلیدی در افزایش سطح کیفی ارائه خدمات و جلب رضایت مشتریان دارد. تلفن گویای شرکت تیبا سامانه می تواند از طریق اتصال به نرم افزارهای ارتباط با مشتری (CRM) و با ارائه انواع امکانات تلفنی ، شما را در رسیدن به این اهداف یاری نماید.

برخی از کاربردهای تلفن گویا :


بسته نرم افزار تلفن گویا شامل سه نرم افزار به شرح زیر میباشد:


امکانات و قابلیت های کلی نرم افزار تلفن گویا :

  • اجرای نرم افزار تلفن گویا به صورت سرویس
  • طراحی سناریو پاسخگویی به تماسها بصورت گرافیکی (نرم افزار پیام نگار)
  • اتصال به انواع بانکهای اطلاعاتی شامل , Foxpro , Access , My Sql Oracle، SQL Server و ...
  • ثبت عملیات در حال اجرا بر روی خطوط و نتیجه آنها جهت پیگیری اشکالات
  • تشخیص شماره تماس گیرنده CallerID (در صورت اتصال به خط شهری)
  • کنترل تجهیزات سخت افزاری از طریق پورت پارالل و سریال
  • مسدود نمودن شماره تلفنهای خاص (Caller ID Black List)
  • تعریف گروه‌های دسترسی به منظور حفظ امنیت سیستم
  • تعریف کاربران و سطوح دسترسی
  • ارائه گزارش‌های آماری و مدیریتی تحت وب
  • نمایش آنلاین وضعیت خطوط تلفن و عملیات در حال اجرا بر روی آنها
  • تعریف بازه زمانی فعالیت سیستم در طول شبانه روز
  • تعریف سناریوهای مختلف پاسخگویی، برای خطوط مختلف (برای مثال: سه خط منشی خودکار، یک خط فکس سرور)
  • امکان تست سناریو طراحی شده به کمک ابزارهای شبیه سازی با استفاده از کارت صوتی، میکروفن و صفحه شماره گیر تلفن مجازی

اطلاع رسانی گویا

این بخش به منظور ارائه اطلاعات مختلف بصورت گویا برای تماس گیرندگان طراحی شده است.از این طریق میتوان هر نوع اطلاعات شامل اخبار، اطلاعیه، محصولات، فهرست قیمت، خدمات، پرسشهای معمول و غیره رابدون صرف وقت توسط پرسنل شرکت در تمام طول شبانه روز در اختیار مخاطبین قرار داد. تماس گیرندگان میتوانند پس از تماس با تلفن گویا و شنیدن پیغام مناسب جهت راهنمایی، اطلاعات مورد نظر خود را از طریق وارد کردن شماره انتخاب نمایند. اطلاعات مورد نظرمیتواند بصورت ساختار درختی بدون محدودیت سطح طراحی گردد و تماس گیرنده با ورود به هر بخش از این درخت اطلاع رسانی، اطلاعات مورد نظر را دریافت نماید.

با توجه به اینکه سیستم قابلیت ارتباط با انواع بانکهای اطلاعاتی مانند SQLServer , Oracle , MySQL , … و امکان فراخوانی وب سرویس و URL را دارد، اطلاعات این بخش میتواند از نرم افزارهای دیگر دریافت شده و خوانده شود. سامانه تلفن گویای شرکت تیبا سامانه پخش اعداد ، مبلغ ، تاریخ ، ساعت ، ماه های سال ، روزهای هفته و ... را بصورت خودکار انجام می دهد. تغییر و بروز رسانی اطلاعات صوتی به سادگی از طریق تلفن، و ورود رمز عبور از طریق منوی صوتی مدیرسیستم قابل انجام است .این بخش شامل گزارشات و نمودارهای آماری جهت اطلاع از تعداد تماس گیرندگان، ساعات تماس و نوع اطلاعات دریافتی میباشد. این اطلاعات میتوانددر تصمیمگیریهای مدیریتی و شناخت نیازهای مشتریان و تماس گیرندگان بکار رود.

  • پخش پیام اطلاع رسانی ، معرفی محصولات ، فهرست قیمت ، پاسخ پرسشهای معمول و ... بصورت گویا
  • طراحی منوی صوتی بصورت درختی (بدون محدودیت سطح و شماره)
  • خواندن اطلاعات از بانک‌های اطلاعاتی نرم افزارهای دیگر مانند SQLServer , Oralce , MySQL
  • پخش اعداد، مبلغ، تاریخ ، ساعت ، روزهای هفته و ماه های سال بصورت خودکار
  • اعلام پیغام‌های مختلف در ساعات مختلف شبانه روز
  • تغییر پیغام‌های درخت اطلاع رسانی در روزهای تعطیل، روزهای مختلف هفته، تاریخ‌های مشخص و ...
  • تغییر پیغام‌های درخت اطلاع رسانی و سناریو پاسخگویی بر اساس شماره تلفن تماس گیرنده(CallerID)
  • عدم پاسخگویی به تماس درصورت تشخیص شماره تلفن موجود در لیست سیاه (CallerID Black List)
  • امکان صداگذاری و بروز رسانی پیغام‌های صوتی
  • ارائه گزارشات و نمودارهای آماری از تماس‌ها و خدمات مورد استفاده تماس گیرندگان

اطلاع رسانی مکتوب (فکس)

این بخش جهت ارائه اطلاعات بصورت فکس برای تماس گیرندگان طراحی شده است. از این طریق میتوان کلیه اطلاعات نوشتاری و تصویری شامل اطلاعات شرکت،فهرست قیمت ، مدارک لازم اطلاعات مالی ، بخشنامه ها و غیره را از طریق سیستم تلفن گویا برای مخاطبین ارسال نمود.

تماس گیرندگان میتوانند پس از ورود به سیستم و شنیدن پیغام مناسب جهت راهنمایی، اطلاعات مورد نظر خود را از طریق وارد کردن شماره انتخاب نموده و نتیجه را بصورت فکس دریافت نمایند. ساختار اطلاعات مورد نظر بصورت درختی بدون محدودیت سطح میباشد و تماس گیرنده با ورود به هر بخش از این درخت اطلاع رسانی میتواند به اطلاعات موردنظر دسترسی پیدا کند.

با توجه به اینکه سیستم قابلیت ارتباط با انواع بانکهای اطلاعاتی مانند SQLServer , Oralce , MySQL و فراخوانی وب سرویس WebService را دارد، اطلاعات این بخش میتواند از بانکهای اطلاعاتی نرم افزارهای دیگر خوانده شده و در صفحه فکس جایگذاری شود. این بخش دارای امکاناتی جهت طراحی صفحات فکس میباشد و به کمک آن میتوان فکس را بصورت پویا با توجه به مشخصات تماس گیرنده تولید نمود. یکی از کاربردهای این مورد در سیستمهای تلفن بانک و بخش فروش شرکت ها است که اطلاعات صورتحساب مشتری قابل دریافت از طریق فکس می باشد. این بخش شامل گزارشات و نمودارهای آماری جهت اطلاع از تعداد تماس گیرندگان، ساعات تماس و نوع اطلاعات دریافتی است.

  • ارسال اطلاعات ، اطلاعیه ، مدارک لازم ، فهرست قیمت ، معرفی محصول و ... بصورت فکس
  • خواندن اطلاعات از بانک‌های اطلاعاتی نرم افزارهای دیگر و جایگذاری در صفحات فکس
  • دارای بخش «فکس ساز» جهت طراحی صفحات فکس به دلخواه (امکان استفاده از متن و عکس در طراحی صفحات فکس)
  • ارسال اطلاعات مختلف با توجه به شماره تماس گیرنده (Caller ID)
  • عدم پاسخگویی سیستم تلفن گویا به تماس درصورت تشخیص شماره تلفن موجود در لیست سیاه (CallerID Black List)
  • دریافت فکس از تماس گیرندگان و ثبت بصورت فایل تصویری و ارسال بصورت ایمیل
  • نمایش صفحات فکس دریافت شده و امکان دسته بندی موضوعی آنها در پوشه‌های مختلف
  • ارائه گزارش از تماس‌ها و نوع خدمات درخواستی تماس گیرندگان
  • بروز رسانی و تغییر فایل‌های فکس

اپراتور خودکار (منشی خودکار)

این بخش به عنوان جایگزین اپراتور، جهت اداره كلیه امور تلفنی و اتصال به داخلی ها بصورت خودكار، بكار میرود. سیستم تلفن گویا پس از تشخیص زنگ و جوابگویی به آن، پیام خوشآمدگویی پخش نموده و تماس گیرنده را جهت اتصال به شخص و یا بخش مورد نظر راهنمایی مینماید. در صورت عدم پاسخگویی و یا مشغول بودن خط داخلی، تماس گیرنده میتواندبه داخلی دیگری متصل شود ، در صندوق صوتی شخص مورد نظر پیغام بگذارد و یا منتظر بماند تا داخلی آزاد شود . در این حالت تلفن گویا با تشکیل صف انتظار ،نوبت وی را در صف اعلام نموده و موزیک انتظار پخش می نمایددر نهایت درصورت انتخاب تماس گیرنده میتواند با اپراتور صحبت كند.

سیستم اپراتور خودکار ، با توجه به تعداد پورتهای تلفن گویا ، کار چندین منشی را بصورت همزمان انجام می دهد و مزیت آن کاهش هزینه و تسریع پاسخگویی به درخواستهای همزمان تماس گیرندگان است. راه اندازی این سرویس موجب ارتقاء سطح کیفی شرکت ها و سازمان ها و پاسخگویی شبانه روزی به تماسهای مشتریان است.

  • پخش پیغام خوش آمدگویی و منوی صوتی جهت راهنمایی تماس گیرنده و اتصال به داخلی
  • ارتباط به داخلی موردنظر درصورت اطلاع تماس گیرنده از شماره داخلی
  • تشکیل صف انتظار و اعلام نوبت در صف
  • نمایش شماره CallerId تماس گیرنده به داخلی بصورت Popup
  • تقسیم تماسها بین گروه داخلی ها
  • اتصال تماس به داخلی مشخص با توجه به CallerId شماره تماس گیرنده
  • تشخیص عدم پاسخ و یا مشغولی داخلی ها و پخش پیام مناسب
  • امکان تعریف زیرمنو به تعداد نامحدود
  • شماره گیری مستقیم شماره داخلی
  • اتصال به صندوق صوتی ، اتصال به اپراتور و یا پخش موزیک انتظار در صورت عدم پاسخگویی و یا مشغول بودن خط داخلی
  • ارائه گزارش از تماسها و وضعيت پاسخگويي داخلی ها
  • قابل اتصال به انواع سانترال ها و مراکز تلفن شامل پاناسونیک ، زیمنس ، اریکسون ، کارین ،رهیاب و غیره

جهت دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص نحوه اتصال سامانه گویا و سانترال بخش ارتباط تلفن گویا با سانترال را مشاهده نمائید .

صندوق صوتی

به کمک این بخش تماس گیرندگان میتوانند در صندوق صوتی کارمندان، مدیران و یا یک بخش ازشرکت یا سازمان پیغام بگذارند. تعداد صندوقهای صوتی نامحدود بوده و هر داخلی و یا هر فرد میتواند صندوق صوتی داشته باشد. صندوق صوتی معمولا درصورت عدم حضور و یا عدم پاسخگویی و یا مشغولی خطوط داخلی فعال می شود و شخص تماس گیرنده می تواند برای داخلی گرفته شده ، پیغام صوتی بگذارد.

سپس کاربران میتوانند از طریق ورود به پنل کاربری خود در نرم افزار پیام نما ، به پیغامهای شخصی خود دسترسی پیدا کرده و پیغامها را پخش کنند. جهت حفظ نظم در کارتابل شخصی هر کاربر می تواند پیغامهای خود را در پوشه های مختلف دسته بندی کند و یا پیغام را به کاربر و یا واحد دیگری ارجاع نماید. دسترسی به پیغامها از طریق تماس تلفنی نیز امکان پذیر می باشد. هر کاربر با تماس به سامانه تلفن گویا و ورود به بخش صندوق صوتی می تواند از تعداد پیغامهای جدید خود مطلع شده و یک به یک آنها را پخش کند.

یکی از امکانات مهم سیستم امکان ارسال پیام به ایمیل کاربران است. در این صورت کاربران می توانند پیامهای صندوق صوتی را در ایمیل خود مشاهده و پخش کنند.

  • پخش پیغام جهت راهنمایی تماس گیرندگان و معرفی صندوق‌های صوتی
  • ضبط پیغام تماس گیرندگان و ذخیره در صندوق صوتی داخلی مربوطه
  • ارسال پیغام صوتی به ایمیل کاربر
  • چک کردن صندوق صوتی توسط کاربران از طریق نرم افزار تحت شبکه و از طریق تماس تلفنی
  • نمایش پیغام‌های ذخیره شده در صندوق صوتی با ذکر تاریخ تماس، ساعت تماس، شماره تماس گیرنده، نوع پیغام و...
  • پخش پیغام‌ها و قابلیت حرکت برروی نوار پخش پیغام
  • طبقه بندی پیغام‌ها با استفاده از تعریف پوشه‌های مختلف جهت ذخیره سازی پیغام‌ها
  • ضبط پیغام کاربر جهت پاسخگویی به پیغام‌های پرسشی تماس گیرندگان
  • ارسال پیغام برای صندوق های صوتی دیگر
  • اضافه کردن توضیحات به پیغام‌ها جهت دسترسی آسان به آن
  • ارسال پیامک به کاربر درصورت داشتن پیغام جدید
  • اعلام تعداد پیغام‌های جدید و قدیمی در صندوق صوتی
  • حذف ، ارجاع و بایگانی پیامهای صوتی
  • ثبت عملیات انجام شده در خصوص پیغام صوتی

شکایات و پیگیری شکایات

به کمک این بخش تماس گیرندگان میتوانند شکایت مورد نظر خود را پس از تماس اعلام نموده و کد پیگیری دریافت نمایند. شکایات مطرح شده توسط کاربر مسئول چک شده و برای هر کدام پاسخ مناسب ثبت می نماید. پس از آن تماس گیرنده می تواند با تماس مجدد و ورود کد پیگیری ، پاسخ خود را دریافت نماید. شکایتهای مطرح شده بصورت فایلهای صوتی در کارتابل مسئول مربوطه ذخیره میگردد این بخش تمامی امکانات بخش صندوق صوتی را شامل میشود.

نظر به اینکه تماس تلفنی راحت ترین ابزار جهت ارائه نظرات است ، تماس گیرندگان می توانند کاملا باز ، ساده و راحت شکایات خود را مطرح نمایند.در سامانه پیگیری شکایات تلفنی ، کلیه عملیات ثبت و نگهداری می شود و گزارش حاصل از این اطلاعات می تواند جهت بهبود عملکرد ، فرآیندها و محصولات بکار رود.با توجه به دستورالعمل های ایزو 10002 در خصوص فرآیند شکایات ، بررسی و پاسخ به شکایات می تواند رضایت مشتری را افزایش داده و موجب حفظ و وفاداری مشتریان شود. .

  • پخش پیغام مناسب جهت راهنمایی تماس گیرنده برای اعلام شکایت
  • پخش منوی صوتی با ساختار درختی جهت دسته بندی شکایت‌ها در خصوص موضوعات مختلف
  • اعلام شماره رهگیری و در صورت لزوم رمز عبور توسط سیستم بصورت خودکار
  • ثبت شکایت در صندوق صوتی مسئولین
  • دریافت پاسخ توسط تماس گیرنده با ارائه شماره رهگیری و یا رمز عبور
  • ثبت پاسخ توسط مسئولین از طریق تماس تلفنی و یا از طریق نرم افزار تحت شبکه
  • استفاده از پاسخ‌های قبلی و آماده جهت پاسخ به شکایت‌های تکراری
  • انتقال شکایت به کارتابل دیگر کاربران
  • ارائه گزارش و نمودارهای آماری از شکایت‌ها و پاسخ‌ها
  • اعلام پیغام مناسب به تماس گیرنده در صورت تماس قبل از آماده شدن پاسخ
  • کنترل و محدود نمودن تعداد شکایت‌های اعلام شده از یک شماره تلفن خاص (CallerID)
  • گرفتن تائیدیه از تماس گیرنده جهت دریافت پاسخ شکایت خود

پرسش و پاسخ

به کمک این بخش تماس گیرندگان می‌توانند پرسش‌های مورد نظر خود را پس از تماس اعلام نمایند و پس از مدت زمانی خاص با تماس مجدد پاسخ خود را دریافت کنند. سیستم بصورت خودکار پرسش‌های اعلام شده را ضبط کرده و جهت پیگیری بعدی شماره رهگیری را به سوال مطرح شده اختصاص داده و به تماس گیرنده اعلام می‌نماید. پس از ارائه پاسخ توسط مسئولین، شخص تماس گیرنده می‌تواند با انجام تماس مجدد با تلفن گویا و ارائه شماره رهگیری، پاسخ مورد نظر خود را دریافت نماید.

پرسشهای مطرح شده بصورت فایل‌های صوتی در کارتابل مسئول مربوطه ذخیره می‌گردد و کاربر می تواند آنها را پوشه بندی و ساماندهی نماید. این بخش تمامی امکانات بخش صندوق صوتی را شامل می‌شود.

  • پیغام مناسب جهت راهنمایی تماس گیرنده برای اعلام پرسش
  • پخش منوی صوتی با ساختار درختی جهت دسته بندی سوالات
  • اعلام شماره رهگیری و در صورت لزوم رمز عبور توسط سیستم بصورت خودکار
  • ثبت پرسش در صندوق صوتی مسئولین
  • ثبت پاسخ توسط مسئولین از طریق تماس تلفنی و یا از طریق نرم افزار تحت شبکه
  • استفاده از پاسخ‌های قبلی و آماده جهت پاسخ به سوالات تکراری
  • انتقال پرسش به کارتابل دیگر کاربران
  • ارائه گزارش و نمودارهای آماری از پرسش‌ها و پاسخ‌ها
  • اعلام پیغام مناسب به تماس گیرنده در صورت تماس قبل از آماده شدن پاسخ
  • کنترل و محدود نمودن تعداد پرسش‌های اعلام شده از یک شماره تلفن خاص (CallerID)
  • مسدود نمودن شماره تماس در صورت اعلام پرسش غیر مجاز
  • دریافت پاسخ توسط تماس گیرنده با ارائه شماره رهگیری و یا رمز عبور
  • گرفتن تائیدیه از تماس گیرنده جهت دریافت پاسخ

پیشنهادات و انتقادات

سامانه پیشنهادات و انتقادات گویا همواره موجب ایجاد ارتباط نزدیک با مخاطبین و شنیدن صدای مشتریان جهت بهبود ارائه خدمات و محصولات بوده است. از طریق این سیستم مشتریان می توانند انتقادات خود را در محیطی کاملا راحت و بدون دخالت نیروی انسانی با یک تماس تلفنی اعلام نمایند.. به منظور افزایش رضایتمندی مشتریان، نقطه نظرات مشتریان از اهمیت ویژه ای برخوردار میباشد. این سیستم امکان دریافت نظرات ، پیشنهادات و انتقادات را بصورت خودکار امکان پذیر میسازد.

مسئولین مربوطه میتوانند از طریق ایمیل ، نرم افزار تحت شبکه و یا از طریق تماس تلفنی به سیستم، پیشنهادات و انتقادات ارائه شده را گوش کنند و آنها را جهت اقدامات لازم به شخص و یا مدیر مربوطه ارجاع دهند.کلیه عملیات انجام شده در خصوص پیامهای صوتی در نرم افزار قابل ثبت ، نگهداری و پیگیری است. این بخش کلیه امکانات بخش صندوق صوتی را شامل میشود.

  • پخش پیغام مناسب جهت راهنمایی تماس گیرنده برای ارائه پیشنهادات و انتقادات
  • ارسال پیام صوتی به ایمیل مسئول مربوطه
  • ثبت تاریخ ، ساعت ، مدت ،شماره تماس گیرنده CallerId برای فایل صوتی پیشنهادات و انتقادات
  • امکان ثبت عملیات انجام شده توسط کاربر در خصوص فایل صوتی ضبط شده
  • طبقه بندی پیشنهادها و انتقادها در پوشه های مختلف و ثبت هر پیغام در بخش مربوطه
  • انتقال و یا ارجاع پیغام به صندوق‌های صوتی دیگر کاربران
  • نوشتن توضیحات تکمیلی در کنار پیغام مطرح شده جهت پیگیری‌های بعدی
  • طرح نظرسنجی از طریق منوی صوتی و ارائه پاسخ توسط تماس گیرنده از طریق ورود شماره
  • نمایش تعداد پیامهای صوتی جدید در داشبورد نرم افزار

تماس گیر خودکار

به منظور اطلاع رسانی،تبلیغات ، یادآوری موضوعات مهم، اعلام تبریک، اعلام سررسید اقساط وام ، اعلام محصولات و خدمات جدید شرکت و یا هر نوع پیغام دیگر، می توان نرم افزار تلفن گویا را برنامه ریزی نمود تا با لیستی از شماره تلفنهای تعریف شده تماس بگیرد و برای مخاطبین پیغام صوتی پخش کند و یا بصورت خودکار فکس ارسال نماید. جهت حصول اطمینان از اینکه مخاطب پیغام را شنیده است نرم افزار میتواند از مخاطب درخواست کند تا شماره ای را وارد نماید ، در این صورت می توان مطمئن بود که پیام موردنظر به دست مخاطب رسیده است.

این بخش جهت امور بازاریابی و فروش و یا یادآوری سررسید چک نیز میتواند مورد استفاده قرار گیرد. همچنین نرم افزار می تواند مستقیما به بانک های اطلاعاتی وصل شده و اطلاعات لازم را اعلام کند و یا فهرست شماره تلفنها بصورت فایل Excel وارد نرم افزار شده و در صف ارسال قرار گیرند.

  • شماره گیری تلفن مخاطبین و اعلام پیغام صوتی
  • امکان اتصال به بانک های اطلاعاتی و استخراج شماره تلفن ها و اطلاعات لازم جهت تماس
  • امکان Import کردن لیست شماره تلفن ها جهت تماس از نرم افزار Excel
  • زمانبندی و تعریف تاریخ و ساعات تماس
  • مشخص نمودن وضعیت تماس گرفته شده شامل پاسخ داده شده و عدم پاسخ
  • امکات تعریف تعداد تماس مجدد در صورت تشخیص عدم پاسخ
  • امکان تعریف شمارگیری از شماره تلفن تا شماره تلفن مشخص
  • دریافت شماره از مخاطب جهت حصول اطمینان از شنیدن پیام صوتی
  • امکان اتصال به داخلی درصورت نیاز

ارسال و دریافت فکس

جهت ارسال ودریافت فکس به صورت خودکار میتوان از این امکان نرم افزار استفاده نمود.در بخش ارسال فکس، سیستم امکان ارسال فکسهای از پیش آماده مانند تبلیغات، فهرست قیمت ، معرفی محصولات و غیره و یا ساخت فکس بر اساس اطلاعات موجود در بانکهای اطلاعاتی شما مانند گردش حساب، فاکتور فروش، گزارشات هفتگی و ماهیانه و... را برای شما فراهم می نماید. تماس گیرندگان میتوانند به کمک منوی صوتی بطور خودکار و بدون درگیر نمودن پرسنل شرکت از انواع اطلاعات موجود ، فکس دریافت نمایند. این بخش دارای امکاناتی جهت طراحی صفحه فکس و جایگذاری اطلاعات بر روی آن میباشد،بدین ترتیب امکان ارسال صفحات فکس بصورت پویا و با توجه به اطلاعات تماس گیرنده وجوددارد.کلیه کاربران سیستم می توانند از طریق نرم افزار تحت شبکه ، فکس موردنطر خود را برای شماره تلفن مقصد ارسال نمایند.

در بخش دریافت فکس ، سیستم فکسهای ارسالی تماس گیرندگان را دریافت نموده و بصورت فایل تصویری ذخیره می کند. فکسهای رسیده سپس از طریق ایمیل و یا نرم افزار تحت شبکه قابل مشاهده، چاپ، دسته بندی و ارسال به کارتابل سایر کاربران میباشند.

  • امکان ارسال فکس های دریافتی به ایمیل کاربر
  • دریافت فکس بصورت خودکار و ذخیره بصورت فایل
  • امکان دسترسی کاربران به فکس های دریافتی با نرم افزار تحت شبکه
  • ارسال فکس از طریق نرم افزار تحت شبکه
  • شماره گیری تلفن مخاطبین و ارسال فکس های موجود در صف
  • امکان Import کردن لیست شماره تلفن ها جهت تماس از نرم افزار Excel
  • تعریف تاریخ و ساعت ارسال فکس (زمانبندی ارسال فکس)
  • امکات تعریف تعداد تماس مجدد در صورت تشخیص عدم پاسخ
  • اتصال به بانک های اطلاعاتی و تولید صفحات فکس و ارسال برای تماس گیرنده

مسابقه و نظرسنجی

در این بخش سیستم از طریق پخش پیام صوتی و اعلام گزینه های پاسخ ، اقدام به دریافت عدد از تماس گیرنده نموده و پاسخ وی را در بانک اطلاعاتی ذخیره می کند. سپس گزارشات نظرسنجی و یا مسابقه را بر اساس پاسخ های ثبت شده ارائه می نماید. نرم افزار تلفن گویا می تواند بر اساس پاسخ وارد شده ، سوال بعدی را مشخص نماید و انتخاب پرسش ها را با هوشمندی لازم انجام دهد.

سامانه نظرسنجی تلفنی عموما برای اطلاع از کیفیت پاسخگویی پرسنل و یا کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده استفاده می شود و نقش موثری در اصلاح فرآیند ها دارد. سامانه مسابقه تلفنی نیز معمولا باشماره تلفن های هوشمند مخابرات استفاده می شود و برای مقاصد درآمدزایی و ارزش افزوده کاربرد دارد.

  • امکان نظرسنجی از عملکرد اپراتورها و یا موضوعات خاص
  • پخش سوال بعدی بر اساس پاسخ وارد شده بصورت هوشمند
  • اعلام امتیاز به تماس گیرنده
  • نظرسنجی در خصوص محصولات و خدمات
  • تعریف سوالات و گزینه های پاسخ مربوط به سوالات
  • ضبط صداهای مربوط به پرسش ها و پاسخ ها
  • امکان تهیه گزارش پاسخ ها و نظرات
  • تشخیص شماره تماس گیرنده و انجام ادامه نظرسنجی و یا مسابقه بر اساس CallerId

اعلام بدهی

یکی از مشکلات اصلی موسسات مالی اعتباری و بانکها در بخش وصول مطالبات ، پیگیری و تماس با مشتریان بدهکار و یا یادآوری تاریخ اقساط مشتریان است. با توجه به حجم بالای تماسها عملیات فوق بسیار زمانبر و مستلزم هزینه است. سامانه اعلام بدهی شرکت تیبا سامانه می تواند دراینگونه موارد بسیار موثر و کارآمد باشد. این سامانه بصورت خودکار با شماره تلفن وام گیرندگان و ضامنین تماس گرفته و پیغام مناسب جهت اعلام هشدار و یا یادآوری پخش می نماید. با توجه به اینکه سیستم قادر است با چندین خط تلفن تماس همزمان انجام دهد سرعت انجام کار قابل مقایسه با سرعت کار نیروی انسانی نیست. و یک سیستم 8 خط کار 8 نفر را با سرعت و دقت بیشتری انجام می دهد. این سیستم در شرکتهای وصول مطالبات ، شرکت های لیزینگ ، موسسات مالی و بانکها موجب کاهش هزینه و افزایش سرعت وصول مطالبات از مشتریان گردیده و اکنون یکی از ملزومات اینگونه موسسات شده است.

  • تماس سیستم با مشتریان بدهکار و اعلام وضعیت و مبلغ بدهی
  • ارتباط با بانک اطلاعاتی و استخراج اطلاعات و شماره تلفن ها جهت شماره گیری
  • ورود اطلاعات شماره تلفن از طریق فایل excel
  • ثبت نتیجه تماس در بانک اطلاعاتی
  • تعریف زمانبندی برای شماره گیری
  • پخش پیامهای مختلف برای مشتریان با توجه به تعداد اقساط ، مدت دیرکرد و ...
  • ارائه گزارش از تماسهای موفق و ناموفق
  • تماس مجدد درصورت عدم پاسخگویی و یا مشغولی خط
  • تماس با انواع شماره های تماس شامل داخلی ، بین شهری و موبایل
  • ارتباط با سایر نرم افزارهای مالی اداری
  • امکان ارتباط مستقیم با اپراتور و یا کارشناسان درصورت نیاز

اعلام اطلاعات حسابداری و مالی

شما می‌توانید تمامی اطلاعات مربوط به مسائل مالی و حسابداری را به صورت گویا و فکس به تماس گیرنده اعلام کنید. نرم‌افزار تلفن‌گویا قادر است به بانک اطلاعاتی سیستم مالی و حسابداری شما متصل شده و اطلاعات مورد نظر را خوانده و به تماس گیرنده اعلام و یا فکس نماید.

  • امکان برقراری ارتباط با بانک اطلاعاتی سیستم مالی و حسابداری
  • اعلام اطلاعات مبالغ مالی مانند مبالغ واریزی ، بدهکاری ، حقوق ، تراکنشهای مالی و ...
  • اعلام تخفیف ها و کسورات
  • اعلام مبلغ مانده حساب
  • ارسال اطلاعات مالی بصورت فکس
  • اعلام تاریخ و ساعت انجام تراکنش ها و عملیات مالی

ارسال پیامک (SMS)

امکان ارسال پیامک در سامانه تلفن گویا می تواند کاربردهای مختلفی داشته باشد. در هر مرحله از تماس و به ازای عملیات مختلفی که در سیستم تلفن گویا انجام می شود می توان جهت اطلاع مخاطب پیامک ارسال نمود. یکی از کاربردهای آن ارسال پیامک تشکر برای مشتری پس از قطع تماس تلفنی با شرکت است. در سیستمهای نوبت دهی تلفنی ارسال پیامک از اطلاعات نوبت اخذ شده مخاطب و یا ارسال کد تائیدیه نیز بسیار مورداستفاده قرار می گیرد. جهت اطلاع از پیام جدید در صندوق صوتی کاربر و یا دریافت فکس جدید در سامانه دریافت فکس می توان از این امکان جهت اطلاع و یا هشدار به کاربر استفاده کرد.

  • ارسال پیامک بصورت تکی و انبوه
  • ارسال پیامک بصورت زمانبندی شده
  • انتخاب شماره از دفترچه تلفن و یا ورود از فایل excel
  • مدیریت پیامک توسط هر کاربر بصورت جداگانه در کارتابل مجزا
  • ارسال پیامک از اطلاعات سایر نرم افزارها مانند نرم افزارهای CRM
  • نمایش Delivery Reportو تاریخ و ساعت دریافت پیامک توسط گیرنده

گزارشات تلفن گویا

در سامانه تلفن گویا ، گزارشات تماس یکی از مهمترین بخشهای سیستم بشمار می رود. داشتن اطلاعات دقیق از تماسهای ورودی شرکت یا سازمان و نحوه پاسخگویی پرسنل به تماسها می تواند در تصمیم گیریهای مدیریتی بسیار موثر باشد. گزارشات تماس شامل اطلاعات کاملی از تعداد تماسها ، مدت تماس ها ، تماسهای داخلی ها ، تماسهای بدون پاسخ ، مشغولی ، میزان استفاده از خدمات گویا و انواع گزارشات آماری و نموداری می باشد. گزارشات سوابق تماسهای مشتریان ، وضعیت پاسخگویی داخلی ها ، نمودار ترافیک ساعتی و گزارش تجمیعی روزانه تماسها نمونه هایی از گزارشات سامانه تلفن گویا می باشند که بیشتر مورداستفاده قرار می گیرد و اطلاعات مفیدی در مورد خدمات شرکت و رضایت مشتریان در اختیار ما قرار می دهد.

  • گزارش تفصیلی تماسهای ورودی
  • گزارش روزانه و ماهانه تماس های ورودی
  • گزارش وضعیت پاسخگویی داخلی ها
  • گزارش درصد تماسهای همزمان
  • گزارش تماسهای بدون پاسخ
  • گزارش مدت تماسها
  • گزارش و نمودار ترافیک ساعتی تماس ها
  • آمار کلی تماسها
  • میزان استفاده از سرویسهای سامانه تلفن گویا
  • گزارش ریز تماسهای داخلی ها
  • آمار کلی تماسهای داخلی
  • آمار تماسها بر اساس ساختار سازمانی
  • ...