به کمک این بخش تماس گیرندگان می‌توانند شکایت مورد نظر خود را پس از تماس اعلام نمایند و پس از مدت زمانی خاص با تماس مجدد شکایت خود را پیگیری کنند. سیستم بصورت خودکار شکایت‌های اعلام شده را ضبط کرده و جهت پیگیری بعدی شماره رهگیری را به شکایت مطرح شده اختصاص داده و به تماس گیرنده اعلام می‌نماید. پس از ارائه شکایت توسط مسئولین، شخص تماس گیرنده می‌تواند با انجام تماس مجدد و ارائه شماره رهگیری، پاسخ مورد نظر خود را دریافت نماید.

روال اعلام شکایات تلفنی تیباسامانه

شکایت‌های مطرح شده بصورت فایل‌های صوتی در کارتابل مسئول مربوطه ذخیره می‌گردد در نتیجه این بخش تمامی امکانات بخش صندوق صوتی را شامل می‌شود.


خلاصه امکانات این بخش:

  • پخش پیغام مناسب جهت راهنمایی تماس گیرنده برای اعلام شکایت
  • پخش منوی صوتی با ساختار درختی جهت دسته بندی شکایت‌ها برای بخش های مختلف سازمان
  • اعلام شماره رهگیری و در صورت لزوم رمز عبور توسط سیستم بصورت خودکار
  • ثبت شکایت در صندوق صوتی مسئولین
  • ثبت پاسخ توسط مسئولین از طریق تماس تلفنی و یا از طریق نرم افزار تحت شبکه
  • استفاده از پاسخ‌های قبلی و آماده جهت پاسخ به شکایت‌های تکراری
  • انتقال شکایت به کارتابل دیگر کاربران
  • ارائه گزارش و نمودارهای آماری از شکایت‌ها و پاسخ‌ها
  • اعلام پیغام مناسب به تماس گیرنده در صورت تماس قبل از آماده شدن پاسخ
  • کنترل و محدود نمودن تعداد شکایت‌های اعلام شده از یک شماره تلفن خاص (CallerID)
  • دریافت پاسخ توسط تماس گیرنده با ارائه شماره رهگیری و یا رمز عبور
  • گرفتن تاییده از تماس گیرنده جهت دریافت پاسخ شکایت خود