ساخت اسناد بصورت آنلاین

با توجه به گستردگی استفاده از مجموعه نرم افزارهای آفیس مایکروسافت، شاید کمتر برایتان پیش آمده باشد که پای سیستمی بنشینید که این بسته روی آن نصب نباشد، ولی اگر این اتفاق بیفتد و بخواهید سندی را روی آن آماده کنید، چه می کنید؟ مثلا رایانه ای با نسخه ای از لینوکس که اصلا با آن آشنایی ندارید! در اینگونه مواقع، بهترین راهکار، استفاده از اینترنت و سرویسهای تولید اسناد آنلاین است. تعجب نکنید، امروزه این سرویسها آنقدر پیشرفت کرده اند که در آنها براحتی بتوانید اسناد مورد نظرتان را بدون نیاز به هر نرم افزاری با کیفیت بالا تولید کنید. در این مطلب دو نمونه از بهترین این سرویسها یعنی گوگل داکس و آفیس آنلاین را با هم بررسی میکنیم.

سرویس گوگل داکس (Google Docs) و به همراه آن Slides و Sheets از جمله اولین مجموعه های آفیس آنلاین بودند که در ابعاد بزرگ به کاربران عرضه شد و هنوز هم جزو محبوب ترین هاست. اگر از کاربران اولیه این سرویس بودید، حتما دیده اید در آغاز به کار، سرویس اسناد گوگل و همکارانش بسیار معمولی و سطح پایین بود! اما این سرویس آنقدر پیشرفت کرده که امروزه آن را به یکی از بهترین گزینه های تولید اسناد آنلاین تبدیل کرده است. هنگامی که نخستین بار وارد docs.google.com می شوید و سندی جدید را ایجاد می کنید، ممکن است با خود فکر کنید: این که زیادی ساده است! بله، درست است، محیط سرویس داکس ساده طراحی شده و انتظار نداشته باشید با چیزی در ابعاد Word مایکروسافت طرف باشید. این لزوما نکته ای منفی در مورد این سرویس به شمار نمی آید، زیرا گوگل این سرویس را طبق فلسفه خودش طراحی کرده، حذف موارد اضافی و حفظ امکاناتی که کاربر واقعا به آنها نیاز دارد.

نتیجه واقعا کاربردی است. شما تقریبا تمام کارهای پایه ای یک پردازشگر سند را می توانید در اینجا انجام دهید: متن تان را بنویسید، جدول بندی کنید، تصویر، شکل و فرمول اضافه کنید و بسیاری امکانات دیگر. خوشبختانه پشتیبانی گوگل از زبان فارسی هم مناسب است و به هیچ عنوان مشکلی از نظر نوشتن متون فارسی در سرویس داکس وجود ندارد. گوگل همچنین علاوه بر کارکردهای موجود مانند مروگر کروم ، امکان استفاده از افزونه ها را برای داکس هم فراهم کرده تا از این طریق، سرویس قابلیت های جدیدی پیدا کند. دقت کنید وقتی از سرویس گوگل داکس صحبت میکنیم، عملا مجموعه ابزارهای آفیس گوگل یعنی سه سرویس Docs، (معادل اکسل) Sheets و (معادل پاورپوینت) Slides مدنظرمان است و هر سه این سرویسها میتوانند جایگزینهای آنلاین مناسبی برای معادلهایشان در بسته آفیس مایکروسافت باشند. بخصوص با در نظر گرفتن نرم افزارهای موبایلشان که بسیار عالی طراحی شده اند. البته با وجود خوب بودنش، ایراداتی چون نبود امکان ویرایش هنگام ضعف اتصال به اینترنت، نبود فونتهای مختلف برای زبانهای مختلف مثل فارسی و کمبود برخی امکانات باعث شده گوگل داکس هنوز راه زیادی تا عالی شدن در پیش داشته باشد.

عنوان این بخش را یک عنوان عمومی نبینید! منظورمان دقیقا آفیسِ آنلاین است! مایکروسافت مجموعه ای از پنج نرم افزار آفیس خود یعنی ورود، اکسل، پاورپوینت، واننوت و سواِی (Sway) را به صورت رایگان در اختیار تمام کاربرانی که اکانت مایکروسافت داشته باشند قرار داده است. البته نه کامل! ممکن است همین ابتدا بپرسید از کجا می توان به این مجموعه دسترسی داشت و حق هم دارید؛ زیرا مجموعه آفیس آنلاین مایکروسافت آدرس اینترنتی سرراستی ندارد که مستقیم وارد آن شوید! آسانترین مسیر دسترسی به این مجموعه از طریق دیگر سرویسهای آن، به طور خاص outlook.com یا onedrive.com است. در نوار بالای این سرویس ها گزینه ای به شکل 9 مربع وجود دارد که با زدن آن می توانید به همه سرویس های آنلاین مایکروسافت و از جمله آفیس آنلاین دسترسی پیدا کنید.
نخستین نکته ای که در محیط هر کدام از این سرویس ها به چشم می خورد، شباهت فراوان آن به معادل دسکتاپی شان است. همه چیز دقیقا یکسان طراحی و پیاده سازی شده است: نوار بالا و امکانات آن، محیط اصلی و حتی منوی فایل همگی مانند یک کپی آنلاین از معادل نرم افزاری آن است! از این نظر تیم آفیس آنلاین مایکروسافت را تحسین می کنید، زیرا هنگامی که وارد هر کدام از سرویس ها می شوید، همه چیز کاملا آشناست و نیازی به یادگیری دوباره وجود ندارد. اما با تمام هوشمندی مایکروسافت در پیاده سازی دقیق آفیس آنلاین، با کمی دقت متوجه خواهید شد این سرویس ها فاصله نسبتا زیادی با نسخه نرم افزاری شان دارند. کاربردهای پایه ای همگی سر جایشان هستند: متن، جدول، تصویر و... اما بسیاری از کاربردها نیز در نسخه آنلاین وجود ندارد: فونت های فراوان و متنوع، امکان ویرایش استایل ها، قرار دادن اَشکال و حتی فرمول ها. البته ناامید نشوید! با وجود محدودیت های نسخه آنلاین آفیس، این مجموعه برای تولید اسناد بسیار عالی است و نکات کاربردی بسیارخوبی در آن دیده شده است، از جمله این که در این سرویس با قطع شدن اتصال اینترنت می توانید کارتان را ادامه دهید تا با اتصال دوباره ذخیره سازی صورت گیرد. ترکیب آفیس آنلاین با نسخه دسکتاپ هم از نکات قابل توجه آن است. کافی است گزینه EDIT IN WORD (ویرایش در ورد) را در نوار بالا بزنید تا فایل در OneDrive ویندوز ذخیره و در ورد کامپیوتر باز شود تا کار را در نرم افزار ادامه دهید.