نرم افزار تلفن گویا و پاسخگوی خودكار «پیام گو» ، به عنوان یك سیستم پاسخگوی 24 ساعته به تماسهای تلفنی، جهت اتوماسیون بخشهای مختلف شركت‌ها، سازمان‌ها، مراكز و ... مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم میتواند با ارائه سرویسهای مختلف، بسیاری از نیازهای مشتریان را از طریق تلفن مرتفع نماید و موجب صرفه‌جویی در هزینه، زمان و همچنین رضایتمندی مشتریان گردد.
با توجه به كاربردهای گوناگون و نیازهای متفاوت شركت‌ها و سازمان‌ها، علاوه بر ارائه امكانات كلی سیستمهای تلفن گویا ، «پیام گو» میتواند به سرعت مطابق نیازهای موجود طراحی گردد. مهمترین ویژگی نرم‌افزار فوق امکان طراحی روند پاسخگویی به خط تلفن توسط نرم افزار پیام نگار میباشد كه موجب انعطاف پذیری سیستم میگردد. مشتریان میتوانند بر حسب نیاز خود نحوه ارائه خدمات، روال پاسخگویی به تماسها، پخش پیغامها، منوهای صوتی، دریافت اطلاعات و ارسال فکس از طریق خط تلفن را مشخص نمایند، همچنین این سیستم میتواند با اتصال به انواع بانکهای اطلاعاتی (Ms SqlServer, Oracle, MySql) موجود در سازمان‌ها، کاربردها و نرم افزارهای تلفیقی کارآمدی تولید نماید.
با توجه به اینکه مردم تماس تلفنی را به سایر روشهای ارتباطی ترجیح می دهند ، سامانه تلفن گویای قابل اطمینان و پایدار ، نقش کلیدی در افزایش سطح کیفی ارائه خدمات و جلب رضایت مشتریان دارد. تلفن گویای شرکت تیبا سامانه می تواند از طریق اتصال به نرم افزارهای ارتباط با مشتری (CRM) و با ارائه انواع امکانات تلفنی ، شما را در رسیدن به این اهداف یاری نماید.
امکانات و قابلیت های کلی نرم افزار تلفن گویا :
این بخش به منظور ارائه اطلاعات مختلف بصورت گویا برای تماس گیرندگان طراحی شده است.از این طریق میتوان هر نوع اطلاعات شامل اخبار، اطلاعیه، محصولات، فهرست قیمت، خدمات، پرسشهای معمول و غیره رابدون صرف وقت توسط پرسنل شرکت در تمام طول شبانه روز در اختیار مخاطبین قرار داد. تماس گیرندگان میتوانند پس از تماس با تلفن گویا و شنیدن پیغام مناسب جهت راهنمایی، اطلاعات مورد نظر خود را از طریق وارد کردن شماره انتخاب نمایند. اطلاعات مورد نظرمیتواند بصورت ساختار درختی بدون محدودیت سطح طراحی گردد و تماس گیرنده با ورود به هر بخش از این درخت اطلاع رسانی، اطلاعات مورد نظر را دریافت نماید.
با توجه به اینکه سیستم قابلیت ارتباط با انواع بانکهای اطلاعاتی مانند SQLServer , Oracle , MySQL , … و امکان فراخوانی وب سرویس و URL را دارد، اطلاعات این بخش میتواند از نرم افزارهای دیگر دریافت شده و خوانده شود. سامانه تلفن گویای شرکت تیبا سامانه پخش اعداد ، مبلغ ، تاریخ ، ساعت ، ماه های سال ، روزهای هفته و ... را بصورت خودکار انجام می دهد. تغییر و بروز رسانی اطلاعات صوتی به سادگی از طریق تلفن، و ورود رمز عبور از طریق منوی صوتی مدیرسیستم قابل انجام است .این بخش شامل گزارشات و نمودارهای آماری جهت اطلاع از تعداد تماس گیرندگان، ساعات تماس و نوع اطلاعات دریافتی میباشد. این اطلاعات میتوانددر تصمیمگیریهای مدیریتی و شناخت نیازهای مشتریان و تماس گیرندگان بکار رود.
این بخش جهت ارائه اطلاعات بصورت فکس برای تماس گیرندگان طراحی شده است. از این طریق میتوان کلیه اطلاعات نوشتاری و تصویری شامل اطلاعات شرکت،فهرست قیمت ، مدارک لازم اطلاعات مالی ، بخشنامه ها و غیره را از طریق سیستم تلفن گویا برای مخاطبین ارسال نمود.
تماس گیرندگان میتوانند پس از ورود به سیستم و شنیدن پیغام مناسب جهت راهنمایی، اطلاعات مورد نظر خود را از طریق وارد کردن شماره انتخاب نموده و نتیجه را بصورت فکس دریافت نمایند. ساختار اطلاعات مورد نظر بصورت درختی بدون محدودیت سطح میباشد و تماس گیرنده با ورود به هر بخش از این درخت اطلاع رسانی میتواند به اطلاعات موردنظر دسترسی پیدا کند.
با توجه به اینکه سیستم قابلیت ارتباط با انواع بانکهای اطلاعاتی مانند SQLServer , Oralce , MySQL و فراخوانی وب سرویس WebService را دارد، اطلاعات این بخش میتواند از بانکهای اطلاعاتی نرم افزارهای دیگر خوانده شده و در صفحه فکس جایگذاری شود. این بخش دارای امکاناتی جهت طراحی صفحات فکس میباشد و به کمک آن میتوان فکس را بصورت پویا با توجه به مشخصات تماس گیرنده تولید نمود. یکی از کاربردهای این مورد در سیستمهای تلفن بانک و بخش فروش شرکت ها است که اطلاعات صورتحساب مشتری قابل دریافت از طریق فکس می باشد. این بخش شامل گزارشات و نمودارهای آماری جهت اطلاع از تعداد تماس گیرندگان، ساعات تماس و نوع اطلاعات دریافتی است.
این بخش به عنوان جایگزین اپراتور، جهت اداره كلیه امور تلفنی و اتصال به داخلی ها بصورت خودكار، بكار میرود. سیستم تلفن گویا پس از تشخیص زنگ و جوابگویی به آن، پیام خوشآمدگویی پخش نموده و تماس گیرنده را جهت اتصال به شخص و یا بخش مورد نظر راهنمایی مینماید. در صورت عدم پاسخگویی و یا مشغول بودن خط داخلی، تماس گیرنده میتواندبه داخلی دیگری متصل شود ، در صندوق صوتی شخص مورد نظر پیغام بگذارد و یا منتظر بماند تا داخلی آزاد شود . در این حالت تلفن گویا با تشکیل صف انتظار ،نوبت وی را در صف اعلام نموده و موزیک انتظار پخش می نمایددر نهایت درصورت انتخاب تماس گیرنده میتواند با اپراتور صحبت كند.
سیستم اپراتور خودکار ، با توجه به تعداد پورتهای تلفن گویا ، کار چندین منشی را بصورت همزمان انجام می دهد و مزیت آن کاهش هزینه و تسریع پاسخگویی به درخواستهای همزمان تماس گیرندگان است. راه اندازی این سرویس موجب ارتقاء سطح کیفی شرکت ها و سازمان ها و پاسخگویی شبانه روزی به تماسهای مشتریان است.
جهت دریافت اطلاعات بیشتر در خصوص نحوه اتصال سامانه گویا و سانترال بخش ارتباط تلفن گویا با سانترال را مشاهده نمائید .
به کمک این بخش تماس گیرندگان میتوانند در صندوق صوتی کارمندان، مدیران و یا یک بخش ازشرکت یا سازمان پیغام بگذارند. تعداد صندوقهای صوتی نامحدود بوده و هر داخلی و یا هر فرد میتواند صندوق صوتی داشته باشد. صندوق صوتی معمولا درصورت عدم حضور و یا عدم پاسخگویی و یا مشغولی خطوط داخلی فعال می شود و شخص تماس گیرنده می تواند برای داخلی گرفته شده ، پیغام صوتی بگذارد.
سپس کاربران میتوانند از طریق ورود به پنل کاربری خود در نرم افزار پیام نما ، به پیغامهای شخصی خود دسترسی پیدا کرده و پیغامها را پخش کنند. جهت حفظ نظم در کارتابل شخصی هر کاربر می تواند پیغامهای خود را در پوشه های مختلف دسته بندی کند و یا پیغام را به کاربر و یا واحد دیگری ارجاع نماید. دسترسی به پیغامها از طریق تماس تلفنی نیز امکان پذیر می باشد. هر کاربر با تماس به سامانه تلفن گویا و ورود به بخش صندوق صوتی می تواند از تعداد پیغامهای جدید خود مطلع شده و یک به یک آنها را پخش کند.
یکی از امکانات مهم سیستم امکان ارسال پیام به ایمیل کاربران است. در این صورت کاربران می توانند پیامهای صندوق صوتی را در ایمیل خود مشاهده و پخش کنند.
به کمک این بخش تماس گیرندگان میتوانند شکایت مورد نظر خود را پس از تماس اعلام نموده و کد پیگیری دریافت نمایند. شکایات مطرح شده توسط کاربر مسئول چک شده و برای هر کدام پاسخ مناسب ثبت می نماید. پس از آن تماس گیرنده می تواند با تماس مجدد و ورود کد پیگیری ، پاسخ خود را دریافت نماید. شکایتهای مطرح شده بصورت فایلهای صوتی در کارتابل مسئول مربوطه ذخیره میگردد این بخش تمامی امکانات بخش صندوق صوتی را شامل میشود.
نظر به اینکه تماس تلفنی راحت ترین ابزار جهت ارائه نظرات است ، تماس گیرندگان می توانند کاملا باز ، ساده و راحت شکایات خود را مطرح نمایند.در سامانه پیگیری شکایات تلفنی ، کلیه عملیات ثبت و نگهداری می شود و گزارش حاصل از این اطلاعات می تواند جهت بهبود عملکرد ، فرآیندها و محصولات بکار رود.با توجه به دستورالعمل های ایزو 10002 در خصوص فرآیند شکایات ، بررسی و پاسخ به شکایات می تواند رضایت مشتری را افزایش داده و موجب حفظ و وفاداری مشتریان شود. .
به کمک این بخش تماس گیرندگان میتوانند پرسشهای مورد نظر خود را پس از تماس اعلام نمایند و پس از مدت زمانی خاص با تماس مجدد پاسخ خود را دریافت کنند. سیستم بصورت خودکار پرسشهای اعلام شده را ضبط کرده و جهت پیگیری بعدی شماره رهگیری را به سوال مطرح شده اختصاص داده و به تماس گیرنده اعلام مینماید. پس از ارائه پاسخ توسط مسئولین، شخص تماس گیرنده میتواند با انجام تماس مجدد با تلفن گویا و ارائه شماره رهگیری، پاسخ مورد نظر خود را دریافت نماید.
پرسشهای مطرح شده بصورت فایلهای صوتی در کارتابل مسئول مربوطه ذخیره میگردد و کاربر می تواند آنها را پوشه بندی و ساماندهی نماید. این بخش تمامی امکانات بخش صندوق صوتی را شامل میشود.
سامانه پیشنهادات و انتقادات گویا همواره موجب ایجاد ارتباط نزدیک با مخاطبین و شنیدن صدای مشتریان جهت بهبود ارائه خدمات و محصولات بوده است. از طریق این سیستم مشتریان می توانند انتقادات خود را در محیطی کاملا راحت و بدون دخالت نیروی انسانی با یک تماس تلفنی اعلام نمایند.. به منظور افزایش رضایتمندی مشتریان، نقطه نظرات مشتریان از اهمیت ویژه ای برخوردار میباشد. این سیستم امکان دریافت نظرات ، پیشنهادات و انتقادات را بصورت خودکار امکان پذیر میسازد.
مسئولین مربوطه میتوانند از طریق ایمیل ، نرم افزار تحت شبکه و یا از طریق تماس تلفنی به سیستم، پیشنهادات و انتقادات ارائه شده را گوش کنند و آنها را جهت اقدامات لازم به شخص و یا مدیر مربوطه ارجاع دهند.کلیه عملیات انجام شده در خصوص پیامهای صوتی در نرم افزار قابل ثبت ، نگهداری و پیگیری است. این بخش کلیه امکانات بخش صندوق صوتی را شامل میشود.
به منظور اطلاع رسانی،تبلیغات ، یادآوری موضوعات مهم، اعلام تبریک، اعلام سررسید اقساط وام ، اعلام محصولات و خدمات جدید شرکت و یا هر نوع پیغام دیگر، می توان نرم افزار تلفن گویا را برنامه ریزی نمود تا با لیستی از شماره تلفنهای تعریف شده تماس بگیرد و برای مخاطبین پیغام صوتی پخش کند و یا بصورت خودکار فکس ارسال نماید. جهت حصول اطمینان از اینکه مخاطب پیغام را شنیده است نرم افزار میتواند از مخاطب درخواست کند تا شماره ای را وارد نماید ، در این صورت می توان مطمئن بود که پیام موردنظر به دست مخاطب رسیده است.
این بخش جهت امور بازاریابی و فروش و یا یادآوری سررسید چک نیز میتواند مورد استفاده قرار گیرد. همچنین نرم افزار می تواند مستقیما به بانک های اطلاعاتی وصل شده و اطلاعات لازم را اعلام کند و یا فهرست شماره تلفنها بصورت فایل Excel وارد نرم افزار شده و در صف ارسال قرار گیرند.
جهت ارسال ودریافت فکس به صورت خودکار میتوان از این امکان نرم افزار استفاده نمود.در بخش ارسال فکس، سیستم امکان ارسال فکسهای از پیش آماده مانند تبلیغات، فهرست قیمت ، معرفی محصولات و غیره و یا ساخت فکس بر اساس اطلاعات موجود در بانکهای اطلاعاتی شما مانند گردش حساب، فاکتور فروش، گزارشات هفتگی و ماهیانه و... را برای شما فراهم می نماید. تماس گیرندگان میتوانند به کمک منوی صوتی بطور خودکار و بدون درگیر نمودن پرسنل شرکت از انواع اطلاعات موجود ، فکس دریافت نمایند. این بخش دارای امکاناتی جهت طراحی صفحه فکس و جایگذاری اطلاعات بر روی آن میباشد،بدین ترتیب امکان ارسال صفحات فکس بصورت پویا و با توجه به اطلاعات تماس گیرنده وجوددارد.کلیه کاربران سیستم می توانند از طریق نرم افزار تحت شبکه ، فکس موردنطر خود را برای شماره تلفن مقصد ارسال نمایند.
در بخش دریافت فکس ، سیستم فکسهای ارسالی تماس گیرندگان را دریافت نموده و بصورت فایل تصویری ذخیره می کند. فکسهای رسیده سپس از طریق ایمیل و یا نرم افزار تحت شبکه قابل مشاهده، چاپ، دسته بندی و ارسال به کارتابل سایر کاربران میباشند.
در این بخش سیستم از طریق پخش پیام صوتی و اعلام گزینه های پاسخ ، اقدام به دریافت عدد از تماس گیرنده نموده و پاسخ وی را در بانک اطلاعاتی ذخیره می کند. سپس گزارشات نظرسنجی و یا مسابقه را بر اساس پاسخ های ثبت شده ارائه می نماید. نرم افزار تلفن گویا می تواند بر اساس پاسخ وارد شده ، سوال بعدی را مشخص نماید و انتخاب پرسش ها را با هوشمندی لازم انجام دهد.
سامانه نظرسنجی تلفنی عموما برای اطلاع از کیفیت پاسخگویی پرسنل و یا کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده استفاده می شود و نقش موثری در اصلاح فرآیند ها دارد. سامانه مسابقه تلفنی نیز معمولا باشماره تلفن های هوشمند مخابرات استفاده می شود و برای مقاصد درآمدزایی و ارزش افزوده کاربرد دارد.
یکی از مشکلات اصلی موسسات مالی اعتباری و بانکها در بخش وصول مطالبات ، پیگیری و تماس با مشتریان بدهکار و یا یادآوری تاریخ اقساط مشتریان است. با توجه به حجم بالای تماسها عملیات فوق بسیار زمانبر و مستلزم هزینه است. سامانه اعلام بدهی شرکت تیبا سامانه می تواند دراینگونه موارد بسیار موثر و کارآمد باشد. این سامانه بصورت خودکار با شماره تلفن وام گیرندگان و ضامنین تماس گرفته و پیغام مناسب جهت اعلام هشدار و یا یادآوری پخش می نماید. با توجه به اینکه سیستم قادر است با چندین خط تلفن تماس همزمان انجام دهد سرعت انجام کار قابل مقایسه با سرعت کار نیروی انسانی نیست. و یک سیستم 8 خط کار 8 نفر را با سرعت و دقت بیشتری انجام می دهد. این سیستم در شرکتهای وصول مطالبات ، شرکت های لیزینگ ، موسسات مالی و بانکها موجب کاهش هزینه و افزایش سرعت وصول مطالبات از مشتریان گردیده و اکنون یکی از ملزومات اینگونه موسسات شده است.
شما می‌توانید تمامی اطلاعات مربوط به مسائل مالی و حسابداری را به صورت گویا و فکس به تماس گیرنده اعلام کنید. نرم‌افزار تلفن‌گویا قادر است به بانک اطلاعاتی سیستم مالی و حسابداری شما متصل شده و اطلاعات مورد نظر را خوانده و به تماس گیرنده اعلام و یا فکس نماید.
امکان ارسال پیامک در سامانه تلفن گویا می تواند کاربردهای مختلفی داشته باشد. در هر مرحله از تماس و به ازای عملیات مختلفی که در سیستم تلفن گویا انجام می شود می توان جهت اطلاع مخاطب پیامک ارسال نمود. یکی از کاربردهای آن ارسال پیامک تشکر برای مشتری پس از قطع تماس تلفنی با شرکت است. در سیستمهای نوبت دهی تلفنی ارسال پیامک از اطلاعات نوبت اخذ شده مخاطب و یا ارسال کد تائیدیه نیز بسیار مورداستفاده قرار می گیرد. جهت اطلاع از پیام جدید در صندوق صوتی کاربر و یا دریافت فکس جدید در سامانه دریافت فکس می توان از این امکان جهت اطلاع و یا هشدار به کاربر استفاده کرد.
در سامانه تلفن گویا ، گزارشات تماس یکی از مهمترین بخشهای سیستم بشمار می رود. داشتن اطلاعات دقیق از تماسهای ورودی شرکت یا سازمان و نحوه پاسخگویی پرسنل به تماسها می تواند در تصمیم گیریهای مدیریتی بسیار موثر باشد. گزارشات تماس شامل اطلاعات کاملی از تعداد تماسها ، مدت تماس ها ، تماسهای داخلی ها ، تماسهای بدون پاسخ ، مشغولی ، میزان استفاده از خدمات گویا و انواع گزارشات آماری و نموداری می باشد. گزارشات سوابق تماسهای مشتریان ، وضعیت پاسخگویی داخلی ها ، نمودار ترافیک ساعتی و گزارش تجمیعی روزانه تماسها نمونه هایی از گزارشات سامانه تلفن گویا می باشند که بیشتر مورداستفاده قرار می گیرد و اطلاعات مفیدی در مورد خدمات شرکت و رضایت مشتریان در اختیار ما قرار می دهد.
_thumbnail.jpg "ویپ VOIP")
